Wenn das Team nicht am gleichen Ort ist: So funktioniert Kommunikation in dezentralen Teams

Ein kurzes Gespräch auf dem Gang. Eine Frage während der Kaffeepause. Eine Information im Teammeeting. Wenn Mitarbeitende regelmässig am gleichen Ort arbeiten, entsteht ein grosser Teil der Kommunikation ganz automatisch. Informationen werden weitergegeben, nachgefragt und ergänzt. Oft bekommen auch diejenigen etwas mit, die gar nicht direkt angesprochen wurden.

Bei dezentralen Teams funktioniert das anders. Die Pflegefachperson ist beim nächsten Einsatz. Das Montageteam arbeitet auf einer Baustelle. Die Mitarbeitenden in der Filiale haben Kundschaft. Das Produktionsteam arbeitet im Schichtbetrieb. Alle gehören zum gleichen Unternehmen. Aber sie teilen nicht zwingend denselben Ort, dieselbe Arbeitszeit oder denselben Informationsfluss.

Ein gemeinsamer digitaler Ort

Das Problem ist deshalb nicht einfach, dass diese Mitarbeitenden «keinen Zugriff auf Informationen» haben. Viel wichtiger ist die Frage: Wie entsteht gemeinsame Information, wenn der gemeinsame Ort fehlt? Viele Unternehmen greifen auf Anschläge in Pausenräumen oder E-Mail Kommunikation zurück. Das funktioniert allerdings nur bedingt. Wer nicht regelmässig am Computer arbeitet, öffnet nicht mehrmals täglich das E-Mail-Postfach. Und selbst wenn die Nachricht gelesen wird, kann sie während der Arbeit schnell wieder untergehen.

Noch schwieriger wird es, wenn wichtige Informationen auf verschiedene Orte verteilt sind: Die Ankündigung kommt per E-Mail, das Dokument liegt irgendwo im Intranet, Rückfragen werden im Chat beantwortet. Für die Organisation mag jede dieser Lösungen sinnvoll sein. Für die Mitarbeitenden entsteht jedoch eine zusätzliche Aufgabe: Sie müssen selbst zusammensetzen, was für sie relevant ist und was sie als Nächstes tun müssen. Je mehr solcher Umwege entstehen, desto ineffizienter und unklarer wird die Arbeit.

Dezentrale Kommunikation muss näher an den Arbeitsalltag

Eine gute digitale Kommunikation orientiert sich deshalb nicht zuerst an der Organisation, sondern an den Mitarbeitenden. Wo arbeitet die Person? Wann hat sie Zeit, Informationen zu lesen? Welche Informationen sind für ihre Rolle relevant? Und vor allem: Was muss sie mit dieser Information anfangen können? Für eine Pflegefachperson kann eine kurzfristige Änderung des Einsatzplans entscheidend sein. Für ein Montageteam sind aktuelle Informationen zum Projekt relevant. Für eine Produktionsmitarbeiterin kann eine neue Sicherheitsvorgabe unmittelbar handlungsrelevant sein. Die Kommunikation muss deshalb nicht nur verfügbar sein. Sie muss zugänglich, relevant und verständlich sein.

Genau hier liegt eine der grössten Chancen digitaler Kommunikation. Ein gemeinsamer digitaler Ort kann etwas leisten, was ein physischer Arbeitsplatz nicht mehr leisten kann: Er kann Informationen unabhängig vom Arbeitsort zugänglich machen. Eine Mitarbeitenden-App kann beispielsweise dafür sorgen, dass eine wichtige Information nicht nur auf dem Bürocomputer erscheint, sondern auch dort ankommt, wo die Mitarbeitenden tatsächlich arbeiten. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Informationen an möglichst viele Menschen zu schicken. Im Gegenteil. Eine gute digitale Kommunikation unterscheidet zwischen «für alle verfügbar» und «für alle relevant».

Die Information über einen neuen Standort kann für das ganze Unternehmen interessant sein. Die Details zur neuen Einsatzplanung müssen dagegen nur eine bestimmte Gruppe erreichen. Digitale Kommunikation wird deshalb dann besonders hilfreich, wenn Informationen gezielt ausgespielt und gleichzeitig an einem zentralen Ort auffindbar bleiben.

Kommunikation muss auch in die andere Richtung funktionieren

Dezentrale Kommunikation darf ausserdem nicht zu einer Einbahnstrasse werden. Wenn Informationen nur von der Geschäftsleitung nach unten fliessen, fehlt ein wichtiger Teil der Kommunikation: das Wissen aus dem Arbeitsalltag. Was erlebt das Team vor Ort? Wo entstehen Probleme? Was funktioniert besser als erwartet? Wo braucht es eine neue Lösung? Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz erleben den Arbeitsalltag oft ganz anders als die Menschen in der Verwaltung. Dieses Wissen sollte nicht verloren gehen. Digitale Kommunikation kann deshalb nicht nur Informationen verteilen. Sie kann auch Rückmeldungen, Fragen und Erfahrungen zurück ins Unternehmen bringen.

Fazit: Gute interne Kommunikation bedeutet nicht, dass alle Mitarbeitenden ständig dieselben Informationen erhalten. Sie bedeutet, dass jede Person die Informationen erhält, die sie braucht – dort, wo sie sie braucht, und in einer Form, mit der sie etwas anfangen kann. Damit sind wir bei der nächsten Frage: Wenn eine Nachricht digital verschickt wird, wie sollte sie eigentlich aussehen? Wie viel Information ist genug? Wie viel ist zu viel? Und wie formuliert man etwas, das im persönlichen Gespräch vielleicht selbstverständlich wäre? Darum geht es im dritten Teil dieser Serie.